Генеральный директор одного из крупнейших автохолдингов России Иван Мамочкин рассказал о цифровых решениях для эффективного менеджмента.
Одним из наиболее известных правил, применяющихся для оценки эффективности любой компании, является принцип Парето, суть которого состоит в том, что 80% результата достигается лишь 20% прилагаемых усилий и наоборот. Каждый топ-менеджер время от времени задумывается о том, как обойти этот принцип, свести лишние действия персонала к минимуму и увеличить доходность бизнеса. Особенно актуально это для крупных компаний, где несогласованность рабочих процессов связана с большими рисками и может привести к значительным финансовым потерям.
Руководство автохолдинга «Агат», который на сегодняшний день представлен в 12 городах России, имеет 32 дилерских и 33 сервисных центра, задумалось об этой проблеме еще в 2013 году. «В то время холдинг насчитывал 15 дилерских центров в пяти регионах России. В компании работало около 2000 человек, и она столкнулась с обычными управленческими сложностями. Информация при прохождении от рядовых сотрудников и линейных менеджеров до высшего руководства нередко искажалась, и топ-менеджмент не всегда адекватно оценивал ситуацию. Кроме того, многие функции дублировались в центре и регионе, а количество персонала в управленческих и обслуживающих подразделениях росло быстрее, чем в основных», – рассказал гендиректор компании Иван Мамочкин. - Мы поставили перед собой задачу автоматизировать управление компанией и попытались сделать это, купив на рынке готовые программные продукты. Но, во-первых, функционал многих существующих управленческих систем оказался избыточным. И, во-вторых, их интерфейс был слишком сложен для рядовых пользователей. Нам же хотелось внедрить систему, работать в которой было бы просто и удобно, и которая была бы адаптирована под наши потребности».
Выбор был сделан в пользу компании GANDIVA и одноименного цифрового продукта, в который была изначально заложена управленческая модель «внутреннего заказчика» – то есть, любого сотрудника компании, который взаимодействует с другими сотрудниками. Смысл данного решения был в том, чтобы выстроить между персоналом такие же взаимоотношения, как и в продажах, где продавец всегда заинтересован в том, чтобы клиент у него что-то купил, и при этом оказать услугу максимально качественно.
«У сотрудников бывают размытые приоритеты. Например, отдел продаж заинтересован в том, чтобы договор был согласован как можно быстрее, а юрист считает, что торопиться некуда. Очень важно было выстроить «клиентские» взаимоотношения между сотрудниками разных подразделений так, чтобы они решали задачи незамедлительно», – рассказал гендиректор компании «Агат». - С помощью системы, которую мы внедрили, любой сотрудник может оперативно сообщить о своей проблеме и указать, какое именно подразделение должно ее решить. Ответственный за выполнение задачи работник также узнает об этом в режиме «онлайн» – ему поступает сообщение на компьютер и телефон. Кроме того, система показывает исполнителю задачу и ставит сроки, позволяет задавать вопросы и давать пояснения. В более сложных случаях, когда реализацию задачи нужно согласовывать с сотрудниками разных отделов, для согласования также используется ПО: благодаря этому работники перестали тратить время на хождение по департаментам в поисках человека, который должен поставить подпись на документе».
По словам Ивана Мамочкина, с помощью системы GANDIVA руководителям холдинга удалось решить сразу несколько важных задач. «В большой компании всегда сложно адекватно оценить реальную загруженность персонала. У каждой заявки, которая вводится в систему, есть два временных показателя: конечный срок исполнения и трудоемкость. В результате мы смогли посчитать, сколько сотрудник выполняет заявок за неделю или месяц – учитывая, разумеется, что на каждый вид работ существуют несколько нормативов в зависимости от их сложности, – пояснил он. – Далее на этой основе была построена система мотивации. В каждом подразделении появился внутренний рейтинг сотрудников: те, кто находились вверху такого рейтинга – то есть, выполняли больше заявок при их надлежащем качестве, стали получать дополнительные материальные и нематериальные поощрения. Отстающим пришлось нарастить свои профессиональные компетенции и повысить уровень работы».
Гендиректор компании «Агат» также добавил, что с внедрением системы руководство получило объективную статистику о том, из каких подразделений и куда делаются запросы, а также какова загрузка сотрудников каждого подразделения: «Соответственно, мы стали более адекватно понимать ситуацию в компании: где находятся узкие места, какие проблемы тормозят развитие, какие подразделения работают плохо, и что нужно делать для исправления ситуации. Также ускорилась проектная деятельность – когда сотрудники разных подразделений реализуют общий проект. Система сама следит за фактом исполнения каждого поручения, и руководитель проекта видит отклонения в режиме реального времени».
Внедрение подобных инструментов повышения эффективности бизнеса нередко по разным причинам наталкивается на сопротивление персонала. «Чтобы сделать эффект сопротивления минимальным, мы начали с IT-отдела: сотрудникам других подразделений понравилось работать с «айтишниками» по запросам, потому что это удобно. Потом систему внедрили в бухгалтерию, и так, шаг за шагом, распространили ее на все подразделения. Что касается экономического эффекта, то по итогам четырех лет работы можно сказать следующее: в начале реализации проекта на 1476 сотрудников дилерских центров приходилось 536 специалистов бэк-офиса. Сейчас численность продуктивного персонала в «Агате» составляет 3115 человек, а сотрудников бэк-офиса – 614: то есть, их доля снизилась с 36 до 19,7%. При отсутствии такого ПО за четыре года пришлось бы нанять дополнительно около 500 человек, со средней заработной платой 48 тысяч рублей в месяц. Таким образом, мы получили 24 млн руб. прямой экономии в месяц или 288 млн руб. в год, и сейчас имеем возможность распоряжаться этими средствами гораздо более эффективно», – резюмировал Иван Мамочкин.
Справка: система для управления крупными и средними компаниями GANDIVA в 2017 году стала победителем конкурса «IT-проект года» в номинации «Лучшие бизнес-приложения» по версии Global CIO. После успешной автоматизации управления в компании «Агат» эта IT-система стала внедряться на предприятиях России, Беларуси, Казахстана.
